Instant Booking – mit Digitalisierung das Tagungsgeschäft profitabler machen

Die Verfügbarkeit von Räumen, die Aktualität der Preise und Angebote in Echtzeit sind im privaten Bereich, bei der Buchung von Pauschalreisen und -aufenthalten, bereits selbstverständlich. Ist dieses dort so erfolgreiche Modell auch auf das Seminar- und Tagungsgeschäft umzulegen, oder gelten hier andere Regeln?
Wie werden künftig die Organisatoren und Buchenden mit der Vielzahl von Entscheidungen, die zu treffen sind, umgehen. Kann mit instant booking auch der Bedarf nach zusätzlichen Services abgedeckt werden? Ist das Event-, Teilnehmer- und auch Referentenmanagement genauso reibungslos zu übernehmen und durchzuführen? Fragen, die aktuell den Seminar- und Tagungsmarkt beschäftigen. Lesen Sie weiter, um alles Wissenswerte zum Thema Instant booking im Tagungsgeschäft zu erfahren.

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Der digitale Wandel ist keine Utopie

Manchmal kann man schon noch hören, dass dieses „instant booking“ doch nur ein vorübergehen-der Hype sei, schnell gekommen und schnell wieder vorbei. Tatsache ist, der MICE-Markt befindet sich auf einer rasanten Achterbahnfahrt mitten im digitalen Wandel. Was Kunden von heute brauchen sind schnelle Antworten, Preise und Verfügbarkeiten in Echtzeit, und vor allem einen schnellen und optimierten Buchungsprozess, der eigene Konfigurationswünsche ermöglicht. Weg vom starren Angebot, hin zu flexiblen, offenen und lockeren Formen.
Deshalb ist instant booking im Tagungsgeschäft – die Buchung in Echtzeit, ein unbedingt erforderlicher Schritt zu weiteren Entwicklung im Eventmanagement. Derzeit kann es aber noch sein, dass man das Eine tun muss, das Andere aber noch nicht lassen kann. Wahrscheinlich hatte auch jede technische Neuerung der Vergangenheit ihre Unzulänglichkeiten. Gerade diese jedoch waren es, die Entwicklung und Lernen ermöglicht haben. Das verhält sich bei diesem Werkzeug nicht anders.

Vorteile, die instant booking im Tagungsgeschäft bietet

Wenn bei seminargo.com Anfragen zu Veranstaltungen einlaufen, dann startet dort ein Prozess, in dessen Mittelpunkt innovative und schnelle Lösungsroutinen stehen. Für den suchenden Kunden bedeutet dies:

  • Langwierige Suchprozesse entfallen, da die Veranstaltungsflächen und andere Kontingente direkt gebucht werden
  • Komplizierte Anfrageprozesse gehören der Vergangenheit an. Die Arbeits- und Zeitersparnis ist beträchtlich
  • Gegenüber den manuellen Prozessen, bietet instant booking im Tagungsgeschäft die Möglichkeit, die gesamte Buchung selbst zu steuern. Durchgängig und dennoch mit einer beachtlichen Reduktion des Aufwandes
  • Für den Veranstalter liegt der Vorteil darin, dass in Sekunden-schnelle eine verbindliche Buchung erstellt wird, für das Hotel oder die Tagungsstätte bedeutet dies im Gegenzug, dass ein bestätigtes Geschäft abgeschlossen wurde. Eine Win-Win-Situation für bei-de Seiten
  • Neben der Suche und Buchung bedeutet instant booking auch, dass die buchhalterischen Prozesse rund um Rechnung – oder auch Stornierungonline verfügbar und zeitgerecht eingetaktet werden

Instant Booking

Zusammengefasst bedeutet instant booking eine einfache Bedienung, flexible und dennoch standardisierte Veranstaltungspakete und damit verbunden die Sicherheit, Verfügbarkeiten und Preise „live“ und in Echtzeit zu erhalten. Die Folge: ein Buchungsprozess, der dem zukunftsweisenden Trend der leichteren und schnelleren Abwicklung folgt. Aus den verschiedensten Befragungen lässt sich entnehmen, dass die vielfach geforderte Buchung „auf Option“ bald der Vergangenheit angehört. Sowohl Meeting Planner als aus Direktbucher haben sekundenschnell alle relevanten Informationen zur Hand, um eine Entscheidung zu treffen. Verbunden mit einem innovativen Prozess der Absage oder Stornierung kann jede Anfrage, die über ein derartiges System kommt, sofort zu einer verbindlichen Buchung werden.

 

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Vor welchen Herausforderungen steht instant booking?

Das Modell ist neu, die Technik ist es auch. Die Strukturen teilweise noch nicht geschaffen. Großveranstaltungen sind mit wesentlich mehr Komplexität hinterlegt, als Veranstaltungen mit weniger Optionen und Teilnehmern. Räumlichkeiten, Zimmerkontingent, Rahmenprogramm sind zu organisieren. Vielfach können die Systeme noch nicht alle Varianten darstellen, verarbeiten. Schnittstellen zu anderen Systemen sind neu zu definieren und zu programmieren, technische Standards sind zu schaffen. So gesehen könnte das System in einigen wichtigen Bereichen noch in den Kinderschuhen stecken.
So ist auch eine Anbindung an die hoteleigene Software ein strategisches Thema. Manuelle Nach-arbeit kann erforderlich sein, weil Schnittstellen fehlen, Konfigurationen unter anderen Aspekten vorgenommen wurden. Oder auch weil die unternehmensinternen Prozesse einfach noch nicht darauf ausgerichtet sind, weil „Echtzeitbuchung“ an der Organisation scheitert. Oft fehlende Voll-machten für Entscheidungen können den Ablauf empfindlich verzögern, Personal das nicht entsprechend ausgewählt und geschult wurde, manchen Kunden den letzten Nerv ziehen. Trotz hoch-gerüsteter und modernster Technik.
Was auf der einen Seite für das Hotel, die Tagungsstätte gilt, ist natürlich auch auf der anderen Seite zutreffend. Wenn beispielsweise kundenseitig bei jenem, der das Angebot auswählt, keine Entscheidungskompetenz angesiedelt ist, versickert der Prozess auch sehr schnell im trockenen Sand der Kompetenzwüste.
Damit ist instant booking auch eine Technik, die bestehende Geschäftsmodelle hinterfragt und eine Änderung anstößt. Das mag manchmal sogar – wie viele Change Prozesse – Angst auslösen, viel-leicht sogar Widerstand bei den Beteiligten Personen manifestieren.

Wird instant booking den „Meeting Planner“ ersetzen?

Instant booking hat den Anspruch, dass sich die Beteiligten auf „das Wesentliche“ konzentrieren. Damit ist auch der Kern der Frage umrissen. Die Antwort kann nur Ja und Nein lauten. Ja, im Be-reich des standardisierten „kleinen“ Tages- und Seminargeschäfts. In diesen Fällen können die Anfragen als „Glattläufer“ bis zur Buchung nahezu ohne händischen Eingriff durchlaufen.
Eher Nein, bei Kongressen mit mehreren tausend Teilnehmern, die auch oft jahrelange Vorbereitung benötigen. Hinterlegt mit Budgets, wo es um Steuern und Versicherungen geht, eine Vielzahl von Referenten koordiniert werden müssen, möglicherweise Ehrengäste mit entsprechender Aufmerksamkeit zu behandeln sind. Das wird nur alleine durch die Software nicht zu steuern sein.

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Instant booking – schöne neue Welt im Eventmanagement

Manchmal klingt es ja schon wie ein Märchen, was Kunden und Anbietern als schöne neue Welt dargeboten wird, wenn sich das Konzept der Buchungen in Echtzeit erst einmal etabliert hat. Nicht nur dass Meetingräume und -equipment, Zimmer sowie Food & Beverage direkt, in Echtzeit, ohne aufwändigen, manuellen Anfrage- und Buchungsprozess verkauft werden, es stehen eine Menge zusätzlicher Möglichkeiten offen. Der herkömmliche RFP (Request for Proposal’s) verliert zugunsten des automatisierten Verkaufs immer mehr an Bedeutung, Und das 365 Tage im Jahr und 24 Stunden pro Tag – vielfach ohne manuelle Beteiligung.
Ein schönes Beispiel, für die Errechnung der Ersparnis hat seminargo online gestellt:
Mit dem Cost-savings-calculator kann sehr schnell die Zeitersparnis im Auswahl- und Buchungs-prozess dargestellt werden.
Weitere Möglichkeiten können sein:

Revenuemanagement auch im MICE-Segment

Dahinter steckt die Strategie mit dynamischen Preisanpassungen, den Ertrag zu steigern. Raum- und Ausstattungsvarianten, Personengruppen oder auch Jahreszeiten: Fast überall können unter-schiedliche Preise erforderlich sein. Eine manuelle Pflege ist wahrscheinlich schwer machbar, ein Revenuemanagement auf digitaler Basis, kann das Buchungstool optimal ergänzen.

Paketlösungen entwickeln und gesamthaft verkaufen

Statt individueller Einzelbuchungen sind Kontingente zu konfigurieren und mit Konferenz- und Meetingräumen, sowie Zusatzleistungen zu bündeln. Hinterlegt mit unterschiedlichen Raten, abhängig von Größe, Ausstattung, Zeitraum und möglicherweise auch Auslastung. Massenverkauf auf Knopfdruck.

Buchbare online services erweitern die Möglichkeiten

Im Tagungsgeschäft stellt sich neben der richtigen Auswahl der Örtlichkeit auch das Management der Teilnehmer als zunehmende Herausforderung dar. Wer macht es und wie ist mit kurzfristigen Absagen, zusätzlichen Teilnehmern, Änderung der Referenten umzugehen? Anbieter wie Seminargo setzen darauf, dass solche individuell buchbaren Services, wie Einladungs- und Teilnehmermanagement, für den Kunden wertvoll und wertschöpfend sind.

Intelligentes und aktuelles Reporting

Reporting, das unmittelbar und steuernd eingesetzt werden soll, bedarf hoher Aktualität. Oft sind da einige Stunden schon zu viel. Wenn wir von Buchung in Echtzeit sprechen, dann ist für den Betreiber das Reporting in Echtzeit ein „must have“. Auf Knopfdruck die aktuellen Kennzahlen wie Auslastung, Durchschnittspreise, freie Kapazitäten und mehr parat zu haben, ist ein Gebot der Stunde. Effektives Reporting geht aber noch weiter: Was spielt sich derzeit auf der Homepage ab. Wie ist die Reichweite, die Klickrate. Wie wird das Reputations-Management gesteuert. Das alles ist erforderlich um die Strategie schnell und richtig anzupassen. Bewertungen sind allerdings nicht alleine von der Buchungsplattform abhängig und im Geschäftskundensegment weniger ausgeprägt. Reputation kann vielmehr auf den anderen sozialen Plattformen, wie Facebook und Co., gestärkt oder auch nachhaltig geschädigt werden. Wenn man nur auf die Bewertungen der Buchungsportale blickt, ist man wahrscheinlich auf einem Auge blind.

White-Label-Lösungen runden die Möglichkeiten ab

Portale erweitern ihr Geschäftsfeld auch um die Möglichkeit, die Buchungsmaschine auf der Web-seite der Partner einzurichten. Damit wird der tatsächliche Buchungskanal, der dahinter liegt nicht mehr sichtbar. Der gesamte Prozess läuft unter dem Branding des Hotels oder der Tagungsstätte.

Zusammenfassung

Die Frage, ob das alles der Endkunde auch verlangt, ist legitim. Die Diskussionen, welche Unter-nehmen nun tatsächlich von der Buchung in Echtzeit profitieren, sind durchaus kontrovers. Selbst-verständlich ist es eine Frage des Volumens, denn je größer dieses ist umso höher ist die Einsparung und die Effektivität. Entscheidend ist die Frage aber, wie weit ist das Unternehmen bereit, die bestehenden RFP-Prozesse abzulösen und auf das Live-booking auszurichten. An dieser Frage kann sich mit Sicherheit die Zukunft von großen und kleinen Unternehmen entscheiden.
Im Bereich der Veranstaltungen stehe derzeit das standardisierte Tagesgeschäft im Vordergrund, kann man lesen. Das wird auch am ehesten online buchbar werden. Einen Schritt weitergedacht, könnte aber auch der online-Kauf von Tagungen zur Selbstverständlichkeit werden (Andreas Kernreiter CEO, seminargo.com).
Die Herausforderung an Mensch und Technik wird sein, dass sich die Kundengruppen im Tagungsgeschäft permanent verändern und damit auch deren Bedürfnisse. So sind auch die Strate-gien der Portalbetreiber unterschiedlich ausgerichtet. Multinationale Konzerne sind der wohl begehrteste Kuchen des Marktes, um den sehr viele Anbieter buhlen.
In den letzten Jahren hat man viel über Kundenbedürfnisse erfahren. Die optimale Erfüllung jener, die sozusagen auf der Meta-Ebene den Prozess begleiten, kann wesentlich zum Erfolg der Buchungsportale beitragen:

  • Maßgeschneiderte und einheitliche Angebote, mit dem Augenmerk darauf, wirklich nur jene Leistungen anzubieten und zu verkaufen, die der Kunde tatsächlich braucht.
  • Angebote müssen nicht mehr mühsam durchforstet und verglichen werden, aufwändige Kalkulationen mit externen Tools entfallen. Die Entscheidung ist mit einem Blick auf den Bildschirm zu validieren.
  • Das Budget wird eingehalten und optimal eingesetzt, weil der Budgetrahmen vom Kunden individuell festgelegt werden kann.
  • Jederzeit alles im Griff und die Übersicht haben: Da das Portal Anfragen, Bestätigungen und Buchungen zentral speichert, können die Prozesse jederzeit glasklar nachvollzogen werden.

Um das alles optimal umzusetzen, gehen die innovativen Anbieter den Schritt, die Erfahrungen von Hotels und Trainern auszuwerten. Seitens der Hotels und Tagungsanbieter ist der Input über Bedürfnisse und Entwicklungen im Markt gefragt und Trainer liefern ihr Wissen um die neuesten Trends und Mittel im Trainingsmarkt. Eine Symbiose, die es ermöglicht, ganz nah am Puls der Zeit zu sein, Entwicklungen im Voraus zu erkennen und sich darauf einzustellen.
Trotz aller Bedenken, ist die Echtzeitbuchung, die Zukunft der Portale. Wie schnell das geht, hängt stark von der Schnelligkeit der Digitalisierung und Technik ab. In den Maschinen und Leitungen genauso, wie in den Köpfen der beteiligten Personen.

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Digitalisierung und die Zukunft im instant booking – sicher ein Thema